Dùng AI trong Excel, Google Sheets: Copilot, hàm AI, mẹo miễn phí

Có ba cách đưa AI vào bảng tính. Trong Excel, mở khung Copilot và gõ yêu cầu bằng lời; cách này cần gói Microsoft 365 có AI, từ 210.000 đồng/tháng. Trong Google Sheets, dùng hàm =AI("yêu cầu"; ô) với gói Google AI hoặc Workspace đủ điều kiện. Cách miễn phí là nhờ ChatGPT, Gemini, Claude viết công thức rồi dán vào. Lưu ý: hàm =COPILOT() đã bị Microsoft gỡ khỏi Excel từ 14/9/2026, các hướng dẫn cũ dùng hàm này không còn áp dụng.

Tóm tắt nhanh

• Excel: biểu tượng Copilot ở góc dưới bên phải; có chế độ sửa thẳng vào tệp, lập kế hoạch trước, hoặc chỉ trò chuyện. Cần gói Microsoft 365 Personal, Family hoặc Premium (gói có AI) hay gói doanh nghiệp có Copilot.
• Google Sheets: hàm AI("câu lệnh", [vùng ô]), gõ được cả =Gemini(); mỗi lần chọn tối đa 350 ô được tạo kết quả.
• Cả Copilot và Gemini trong Sheets đều hiểu câu lệnh tiếng Việt.
• Miễn phí: mô tả bảng và việc cần làm cho chatbot AI, nó viết công thức; nhớ đổi dấu , thành ; nếu Excel của bạn dùng định dạng Việt Nam.
• AI có thể tính sai: Microsoft và Google đều khuyên kiểm tra lại, không dùng cho quyết định tài chính, pháp lý quan trọng mà không soát.

Copilot trong Excel làm được gì?

Theo trang hỏi đáp Copilot trong Excel của Microsoft, Copilot có thể:

• Viết công thức và thêm cột tính toán từ mô tả bằng lời.
• Sắp xếp, lọc, đánh dấu dữ liệu; làm sạch, biến đổi dữ liệu.
• Tạo biểu đồ, PivotTable, nêu nhận xét về xu hướng trong số liệu.
• Lấy thông tin từ web đưa vào bảng.

Copilot có ba chế độ: sửa (thay đổi thẳng trong tệp), lập kế hoạch (đề xuất các bước để bạn duyệt trước) và trò chuyện (chỉ trả lời trong khung chat, không đụng vào tệp). Từ 22/4/2026, các khả năng tự làm nhiều bước (agent) trong Word, Excel, PowerPoint đã phát hành chính thức.

Điều kiện để Copilot chạy: tệp lưu dạng .xlsx, tuỳ chọn tính toán (Calculation Options) để Automatic, đăng nhập tài khoản có gói phù hợp. Microsoft cũng ghi chú Copilot có thể kém chính xác hơn khi câu lệnh không phải tiếng Anh; nếu kết quả lạ, thử viết yêu cầu rõ hơn hoặc bằng tiếng Anh.

Câu lệnh mẫu cho Copilot trong Excel

• "Thêm cột Thành tiền bằng Số lượng nhân Đơn giá."
• "Tô đỏ các dòng có Ngày giao trễ hơn Ngày hẹn."
• "Tạo PivotTable tổng doanh thu theo tháng và theo nhân viên."
• "Phân loại cảm xúc của các phản hồi trong cột B thành tích cực, tiêu cực, trung lập, ghi vào cột mới."
• "Vẽ biểu đồ cột doanh thu 12 tháng, nhận xét tháng nào tăng mạnh nhất."

Câu thứ tư thay cho cách dùng =COPILOT("Classify sentiment", B2:B100) trước đây: trên trang hàm COPILOT, Microsoft hướng dẫn chuyển các công thức cũ thành yêu cầu bằng lời trong khung Copilot. Bảng tính cũ còn chứa hàm này sẽ báo lỗi #NAME? khi tính lại.

Gói Microsoft 365 nào có Copilot?

Giá theo trang so sánh gói Microsoft 365 Việt Nam tháng 10/2026; trả theo năm rẻ hơn (Personal 2.099.000 đ/năm). Gói Basic không có AI.

Hàm AI trong Google Sheets

Theo hướng dẫn hàm AI của Google, cú pháp là AI("câu lệnh", [vùng ô]):

1. Gõ =AI( vào một ô (hoặc vào menu Chèn → Hàm → AI).
2. Viết câu lệnh trong ngoặc kép, thêm ô hoặc vùng ô cần xử lý.
3. Chọn ô, bấm Tạo và chèn (Generate and insert) để AI chạy.
4. Kéo xuống để áp dụng cho cả cột; muốn chạy lại thì bấm làm mới.

Ví dụ (Google Sheets định dạng Việt Nam dùng dấu ; ngăn cách):

• Tóm tắt phản hồi: =AI("Tóm tắt phản hồi của khách trong một câu"; B2)
• Phân loại: =AI("Phân loại phản hồi là tích cực, tiêu cực hay trung lập"; B2)
• Viết nội dung: =AI("Viết mô tả sản phẩm dưới 30 từ cho"; A2)
• Gắn nhãn ngành: =AI("Công ty này thuộc ngành gì? Chỉ trả lời tên ngành"; A2)

Giới hạn cần biết:

• Chỉ trả về chữ, không trả số để tính tiếp như công thức thường.
• Không đọc được cả bảng tính hay Drive: muốn AI dùng dữ liệu nào thì đưa ô đó vào vùng ô.
• Không lồng được trong hàm khác (ví dụ không đặt trong IF).
• Mỗi lần chọn chỉ 350 ô đầu tiên được tạo kết quả; dùng nhiều quá chạm hạn mức thì chờ khoảng 24 giờ.
• Cần gói Google Workspace hoặc Google AI đủ điều kiện. Gói Google AI Pro giá 489.000 đ/tháng có Gemini trong Docs, Sheets; khung Gemini bên cạnh trong Sheets hỗ trợ tiếng Việt.

Ngoài hàm AI, Sheets còn có tính năng Điền bằng Gemini (Fill with Gemini): gõ vài ô mẫu, Gemini đoán quy luật và điền tiếp cả cột.

Cách miễn phí: nhờ chatbot AI viết công thức

Không có gói trả phí vẫn dùng AI được: mở ChatGPT, Gemini hoặc Claude bản miễn phí, mô tả bảng và việc cần làm. Mẫu câu lệnh hiệu quả:

Tôi dùng Excel tiếng Việt, dấu phân cách là dấu chấm phẩy. Cột A là Họ tên, cột B là Phòng ban, cột C là Doanh thu, dữ liệu từ dòng 2 đến 500. Viết công thức tính tổng doanh thu của phòng "Kinh doanh". Giải thích từng phần của công thức.

Một số công thức AI hay viết cho các việc thường gặp (đã kiểm tra chạy đúng):

• Tổng theo điều kiện: =SUMIFS(C2:C500;B2:B500;"Kinh doanh")
• Tra cứu giá theo mã: =XLOOKUP(E2;A2:A500;C2:C500;"Không có")
• Lấy tên (chữ cuối) từ họ tên: =TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A2;" ";REPT(" ";100));100))
• Xếp loại theo điểm: =IF(B2>=8;"Giỏi";IF(B2>=6,5;"Khá";"Trung bình"))
• Đánh dấu dòng trùng: =COUNTIF($A$2:$A$500;A2)>1

Ba lưu ý khi dán công thức AI viết:

1. Dấu phân cách: Excel cài định dạng Việt Nam dùng ; giữa các đối số và dấu phẩy cho số thập phân (6,5). AI thường viết theo kiểu Mỹ (, và 6.5); báo trước cho AI hoặc tự đổi.
2. Tên hàm: XLOOKUP cần Excel 2021 / Microsoft 365 trở lên; Excel cũ hơn thì nhờ AI viết bằng VLOOKUP hoặc INDEX + MATCH.
3. Thử trên vài dòng trước rồi mới kéo cho cả bảng; so một hai kết quả với cách tính tay.

Dữ liệu cần làm sạch trước khi đưa vào bảng (họ tên viết hoa lộn xộn, danh sách trùng dòng) có thể xử lý nhanh bằng công cụ chuyển chữ hoa thường, sắp xếp và lọc trùng dòng hoặc tìm và thay thế ngay trên trình duyệt.

AI trong Word và PowerPoint

• Word (Copilot): viết bản nháp từ trang trắng, viết lại đoạn văn, đổi giọng văn trang trọng / thân mật, tóm tắt tài liệu dài, sắp xếp lại bố cục.
• PowerPoint (Copilot): tạo bộ slide từ một tài liệu Word hay một mô tả, cập nhật slide cũ theo số liệu mới, theo mẫu thiết kế của công ty.
• Google Docs, Slides (Gemini): khung Gemini bên cạnh hỗ trợ tiếng Việt để tóm tắt, hỏi đáp về tài liệu; riêng tính năng "Help me write" trong Docs chưa có tiếng Việt.

Viết yêu cầu rõ thì kết quả tốt hơn hẳn; xem công thức viết câu lệnh trong bài cách viết prompt cho ChatGPT, Gemini.

Dùng AI với bảng tính sao cho an toàn

• Kiểm tra lại số liệu: cả Microsoft và Google đều cảnh báo AI có thể sai. Với báo cáo tài chính, bảng lương, đối chiếu kết quả AI với vài phép tính tay; tính phần trăm tăng giảm nhanh bằng công cụ tính phần trăm.
• Không dán dữ liệu nhạy cảm vào chatbot miễn phí: số CCCD, số tài khoản, lương từng người. Thay bằng dữ liệu mẫu cùng cấu trúc khi nhờ viết công thức.
• Giữ bản sao trước khi cho Copilot sửa thẳng: dùng chế độ lập kế hoạch để xem trước các bước, hoặc lưu một bản sao tệp.
• Làm mới hàm AI khi dữ liệu đổi: nếu câu lệnh ghép nhiều ô rời nhau, Sheets không nhắc làm mới khi các ô đó thay đổi; bấm làm mới để có kết quả đúng.

Câu hỏi thường gặp

Hàm =COPILOT() trong Excel còn dùng được không?

Không. Theo trang hỗ trợ của Microsoft, từ 14/9/2026 hàm COPILOT không còn trong Excel; tệp cũ dùng hàm này báo lỗi #NAME? khi tính lại. Thay vào đó, mở khung Copilot và mô tả việc cần làm bằng lời.

Excel bản miễn phí trên web có Copilot không?

Microsoft yêu cầu gói Microsoft 365 có AI (Personal, Family, Premium) hoặc gói doanh nghiệp đủ điều kiện. Không có gói, cách thực tế nhất là nhờ chatbot AI miễn phí viết công thức rồi dán vào.

Hàm AI trong Google Sheets có miễn phí không?

Cần gói Google Workspace hoặc Google AI đủ điều kiện. Tài khoản Google miễn phí thường không có hàm này; khi không dùng được, ô sẽ báo hàm AI không khả dụng.

Sao công thức AI viết dán vào Excel lại báo lỗi?

Lỗi hay gặp nhất là sai dấu phân cách: Excel định dạng Việt Nam dùng ; thay cho ,. Ngoài ra kiểm tra tên hàm có trong phiên bản Excel của bạn không (XLOOKUP, FILTER, TEXTSPLIT cần bản mới) và vùng ô có đúng cột không.

Copilot có hiểu tiếng Việt không?

Có. Tiếng Việt nằm trong danh sách ngôn ngữ Microsoft 365 Copilot hỗ trợ; Gemini trong Sheets cũng hỗ trợ tiếng Việt. Với yêu cầu phức tạp, viết rõ tên cột và kết quả mong muốn để AI hiểu đúng.